Política de privacidad

Información de la cuenta. Cuando creas una cuenta, recopilamos tu nombre, tu dirección de correo electrónico, tu rol clínico y tus credenciales (como un NPI) y, en el caso de las agencias, los datos de la organización. Si inicias sesión con Google, recibimos de Google tu nombre y tu dirección de correo electrónico.

Registros de clientes que creas. Las agencias y los profesionales clínicos usan BxScribe para llevar registros clínicos de las personas a las que atienden. Según lo que ingreses, el perfil de un cliente puede incluir su nombre, fecha de nacimiento y dirección, los datos de contacto de su tutor legal y de su equipo de atención, su aseguradora y número de afiliado, su diagnóstico, sus autorizaciones, y las notas de sesión, planes de tratamiento, evaluaciones, datos recopilados, documentos, archivos subidos y transcripciones de sesiones que crees para esa persona. Ingresa solo lo que necesites para la atención y la facturación del cliente.

Información de uso y de seguridad. Registramos cómo se usa el servicio —por ejemplo, la cantidad de notas, el uso de funciones, los inicios de sesión y un registro de auditoría de quién vio, modificó o exportó registros, con la hora, la dirección IP y el navegador— para operar el servicio, aplicar los límites de los planes y proteger tus datos.

Usamos la información recopilada para:

• Prestar y mantener el servicio de BxScribe
• Generar los borradores, las transcripciones y los resúmenes asistidos por IA que solicites
• Procesar pagos a través de Stripe
• Enviar correos electrónicos transaccionales, como verificaciones, invitaciones, recordatorios y alertas de seguridad
• Mantener la seguridad de las cuentas, detectar usos indebidos y conservar un registro de auditoría
• Mejorar la calidad del servicio y desarrollar nuevas funciones

No vendemos información personal ni usamos los registros de clientes con fines publicitarios.

Los registros de clientes en BxScribe pertenecen a la agencia o al profesional clínico que los creó. Una agencia o un profesional clínico de ABA suele ser una entidad cubierta por HIPAA, y BxScribe procesa la información de salud protegida (PHI) de sus clientes en su nombre, en calidad de asociado comercial: la usamos únicamente para prestar el servicio que nos solicitaron, y la agencia o el profesional clínico decide quién en su organización puede verla.

Estamos formalizando nuestro propio Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) y los acuerdos con nuestros subprocesadores; hasta que ese trabajo concluya, no ofrecemos un BAA. Si tu organización necesita uno, envíanos una consulta sobre HIPAA y BAA y te contactaremos cuando esté disponible.

Solicitudes de clientes y familias. Si eres cliente o persona cuidadora y deseas ver o corregir tus registros, u obtener una copia de ellos, comunícate con la agencia o el profesional clínico que te presta los servicios: son quienes controlan el registro. BxScribe les da las herramientas para responder: una exportación del registro completo y un informe de quién accedió al registro y quién lo divulgó.

Usamos un grupo reducido de proveedores de servicios para alojar y operar BxScribe, entre ellos nuestro proveedor de alojamiento de la aplicación, nuestros proveedores de base de datos y de almacenamiento de archivos, OpenAI para las funciones de IA, Resend para el correo electrónico y Stripe para los pagos. Cada uno procesa datos únicamente para prestarnos su servicio. La lista completa —qué hace cada proveedor, qué datos puede ver y el estado de su Acuerdo de Asociado Comercial— está en nuestra página de subprocesadores.

Analítica. Usamos Google Analytics únicamente en nuestras páginas públicas de marketing, nunca dentro de la aplicación, del portal para familias ni de las páginas de inicio de sesión. Vercel Analytics y Speed Insights miden la carga y el rendimiento de las páginas en todo el sitio; en las páginas con sesión iniciada, se eliminan los identificadores de registros y las cadenas de consulta de las direcciones de página que reciben.

También podemos divulgar información cuando la ley lo exija, para proteger los derechos y la seguridad de nuestros usuarios, o como parte de una fusión o adquisición con las mismas protecciones.

• Los registros de las agencias pertenecen a la agencia y nunca se eliminan automáticamente por el paso del tiempo. Las notas finalizadas no se pueden eliminar; las correcciones se hacen mediante enmiendas.
• Las notas del espacio de trabajo personal se conservan durante el período que elijas en Configuración (7 o 10 años, o indefinidamente). El tiempo durante el cual deben conservarse los registros clínicos lo determinan las leyes estatales y los contratos con las aseguradoras, y suele ser más largo en el caso de menores de edad.
• La eliminación de tu cuenta se hace efectiva después de un período de gracia de 30 días. Elimina tu acceso y tu espacio de trabajo personal, incluidos los archivos subidos. Los registros que creaste para una agencia permanecen en esa agencia. Si una agencia de tu propiedad no tiene otros miembros, sus registros se eliminan junto con tu cuenta, y se conserva constancia de lo que se eliminó.
• Los registros de auditoría se conservan durante siete años, incluso después de que se elimina una cuenta.
• Las copias de seguridad que mantienen nuestros proveedores de infraestructura caducan según sus propios calendarios después de que los datos se eliminan del servicio activo.

Protegemos los datos con cifrado en tránsito y en reposo, acceso basado en roles y asignaciones, inicio de sesión de dos factores opcional o exigido por la agencia, cierre de sesión automático, un registro de auditoría que permite detectar alteraciones y una revisión diaria de actividad inusual. Nuestra página de Seguridad y HIPAA describe cada medida de protección. Ningún sistema es perfectamente seguro: si descubres una vulnerabilidad, infórmala a security@bxscribe.com.

Si descubrimos una violación de seguridad que afecte información de salud no asegurada o datos personales que conservamos, notificaremos a las agencias y los profesionales clínicos afectados sin demoras injustificadas y dentro del plazo que exijan la ley y nuestros acuerdos con ellos, para que puedan cumplir con sus propias obligaciones de notificación.

Respecto de tu propia cuenta, puedes:

• Acceder a la información de tu cuenta y corregirla en Configuración
• Descargar una copia de tus datos desde Configuración
• Eliminar tu cuenta desde Configuración
• Retirar tu consentimiento para tratamientos opcionales, como las preferencias de correo electrónico

Las solicitudes sobre los registros de un cliente deben dirigirse a la agencia o al profesional clínico que los controla (consulta la sección 3).

Para preguntas sobre privacidad o solicitudes de datos, escríbenos a support@bxscribe.com. Para informar un problema de seguridad, escribe a security@bxscribe.com. Por favor, no incluyas información de clientes en tu mensaje.